생각을 명확하게 전달하는 법

블로그, 광고, 프레젠테이션 등 모두 생각을 상대방에게 전달하는 활동입니다. 그렇기에 가족과의 대화, 직장 내의 보고 및 공유, 제품판매를 위한 홍보 등 일상 대부분의 상황에서 발생합니다. '좋은 전달'은 명쾌함, 공감, 이해를 만들지만, '나쁜 전달'은 혼란, 거부감, 오해를 낳습니다. 

 

많은 사람들이 '전달을 잘 하는 능력'은 재능이라고 생각합니다. 하지만 '횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법'의 저자 고구레 다이치는 '전달을 잘 하는 능력'은 '기술'이기에 배울 수 있다고 말합니다.

 

 

그 '기술'의 핵심은 '전달하는 내용이 알기 쉬워야 한다'는 점입니다. 많은 정보와 자극이 넘쳐나는 현대에서 정보가 쓸모있는지 아닌지는 15초 내에 판단됩니다. 그만큼 상대방이 짧은 시간 안에 흥미를 느끼고 빠져들 수 있어야 하는데요. 얼핏 추상적인 '알기 쉬워야 한다'는 점은 아래와 같이 3가지로 요약될 수 있습니다.

 

1) 듣는 사람과 관계가 있고, 2) 이야기가 정리되어 있고, 3) 이해하기 쉬워야 합니다. 

 

이 글에서는 '알기 쉽게 전달하기'를 위한 위 3가지 사항을 살펴보겠습니다:

 

• 듣는 사람과 어떤 관계가 있는가?
• 이야기가 정리되어 있는가?
• 이해하기 쉬운가?

---

듣는 사람과 어떤 관계가 있는가?

사람은 자기와 관련 있는 것에 관심을 보입니다. 전달에 있어서 '관련 있는 것'은 상대방에게 '필요하거나 득이 되는 것' 중 하나인데요.

 

'좋은 전달'의 시작은 상대방의 마음을 '포착'하는 데서 시작합니다. 그렇기에 전달의 서두에는 어떻게 상대방에게 '필요하거나 득이 되는지'를  말하여야 합니다. 

 

누구에게 전달할 것인지 명확히하기

전달하는 입장에서는 먼저 이야기를 누구에게 전달할 것인지 명확히해야 합니다. 그러한 부분에는 듣는 상대방이 누구인지 뿐만 아니라, 상대방이 어떤 상황에서 듣는지도 포함됩니다. 

 

같은 사람이라도 듣는 상황, 시간에 따라 '듣는 자세'가 달라지기 때문인데요. 예로, 급한 상황의 상대방에게 '잠시 이야기를 나눌 수 있을까요?'라는 말보다는 '오늘 반품 위험에 있는 계약 건이 있습니다. 1분 이내 개요를 설명드리고 추후 이메일 또는 전화로 상세한 내용을 전달드려도 될까요?'와 같은 형태로 상대방의 상황까지도 고려할 수 있어야 합니다. 

 

무엇을 전달할지 정보 집약하기

'누구에게 전달할지' 명확히 하는 것과 동시에 '무엇을 전달할지'도 명확해야 합니다. 구체적으로 그 '무엇을 전달할지'를 한 문장으로 압축해야 하는데요.

 

'신상품에 대한 설명', '시장변화에 대한 전달'와 같이 두루뭉실한 표현보다는, '내용을 15초 안에 전달해야된다고 하면 무엇이 포함되어야 할까?'와 같은 질문을 통해 집약된 정보가 전달되어야 합니다. 

 

'상대방 중심'으로 바꾸기

먼저 전달자의 관점 자체가 철저하게 상대방의 목적과 동기에 맞춰져 있어야 합니다. 문장으로 말하면, "오늘은 당신이 그토록 바라던 OOO를 실현하기 위해 준비했습니다"와 같은 형태가 필요합니다. 

 

상대방의 세계에 뛰어들기

상대방의 이득과 필요를 포착하기 위해서는 상대방의 세계에 뛰어들어 관찰하고 체화하여야 합니다. 백 가지 정보보다는 실제로 현장에서 그들의 관점에서 그러한 욕구를 이해해야 '진짜 무엇이 필요하고 득이 된다고 생각하는지'를 알 수 있습니다.

 

이야기가 정리되어 있는가?

어떤 이야기든 '알기 쉽게' 정리하기 위해서는 '텐프렙 법칙 - TNPREP (theme, number, point, reason, example, point)'을 적용할 수 있습니다. 각 부분은 다음과 같습니다:

 

1. Theme: 주제 전달하기

가장 먼저 주제를 전달하여, 상대방의 뇌가 들을 '준비가 될 수 있도록'해야 합니다. 어떤 주제, 어떤 범위에 대해 전달할지 예상할 수 있도록 하여 이후의 전달에 상대방이 편안하게 안착할 수 있도록 하여야 합니다.

 

추가적으로, 가능한 상황이라면 상대방이 전달받을 준비가 되었는지 질문을 통해 체크도 진행할 수 있습니다. (예, OOO에 관해 전달드려도 될까요?)

 

2. Number: 전달할 이야기 갯수를 전달하기

이어서 전달할 중요 사항이 몇 가지인지 전달하여야 합니다. 이렇게 '수'를 말하는 것은 전달자 뿐만 아니라 상대방의 생각도 구조화하고 명확하게 그릴 수 있도록 합니다. 이는 이어지는 이야기를 더욱 '큰 관점'에서 연결할 수 있도록 만들게 됩니다.

 

3. Point: 결론 전달하기

결론부터 전달하면 상대방의 머릿속에는 대략적인 방향성이 그려짐과 동시에 '이유에 대한 궁금함'도 떠오르게 됩니다. 또한, 결론 없이 수많은 이유만을 늘어놓을 때 발생하게 될 수 있는 의문과 모호함도 예방할 수 있습니다. 

 

그리고 상대방의 에너지는 '시작과 끝'에 제일 많이 사용됩니다. 그렇기에 가장 중요한 결론을 서두에 포함하여야 합니다. 

 

4. Reason: 이유 전달하기

이후 상대방이 앞서 결론을 듣고 떠오른 궁금증을 해결해줄 이유를 전달하게 됩니다. 이러한 예시들은 상세한 사항들을 전달하는 동시에 결론을 반복하여 보강해주는 역할을 합니다. 

 

또한, 유기적으로 결론과 연결되어 이야기의 구조를 기억하기 쉽도록 만듭니다.

 

5. Example: 예시 전달하기

전달한 이유를 구체적으로 보여주는 (상대방이 좀 더 친근하게 이해할 수 있는) 예시들을 나열합니다. 

 

6. Point: 결론 재전달하기

마지막으로 다시 한 번 중요한 결론을 반복하며 앞서 이유, 예시들을 정리합니다. 이 부분에서 이야기는 더욱 연결되어 전달되며 상대방의 머릿속에 구조화되어 각인되게 됩니다. 

 

이해하기 쉬운가?

앞에서 상대방에게 '쉬운' 이야기를 위해 '상대방과 관련 깊고', '구조를 정리'했다면 남은 것은 바로 각 부분들을 '쉽게' 만드는 부분입니다. 

 

애매한 단어를 정확하게

'많은'과 같은 표현은 '25명 내외'와 같이 명확한 수치로 표현하여야 합니다. 또한, '잘 해'와 같은 요구 역시도 구체적으로 '더 이상 OO하지 않도록 일주일에 한 번 체크를 하도록 해'와 같이 표현되면 좋습니다.

 

또한, 외래어와 같은 경우도 듣는 사람에 따라 추상적이거나 애매한 의미로 남기 쉽기에 사용을 피하는 것이 좋습니다.

 

쉬운 말로 풀기

'~성', '~화'와 같은 명사는 동사로 표현되면 더욱 이해하기 쉬운 말이 됩니다. 예로, '유의점'과 같은 부분은 '조심해야할 부분', '식물성 유래'와 같은 것은 '식물로 만든'과 같은 표현으로 '풀어서' 사용할 수 있습니다. 

 

치환하기

사람은 각자 자신이 익숙한 부분들이 존재합니다. 그렇기에 같은 언어를 사용하고, 같은 연령대에, 같은 도시에 살아도 같은 것에 대해 각자 익숙한 '다른' 언어로 표현합니다. 

 

그렇기에 어떤 표현이든 상대방의 관점에 더욱 익숙한 것으로 치환하여 전달할 수 있습니다. 문장으로 보면 "그러니까 당신이 아는 OO와 같은 것"이라는 형태가 되는데요. 예로, ESTA라는 것이 존재합니다. 그것을 아래와 같이 2가지 형태로 표현할 수 있는데요:

 

1. 미국 정부가 운영하는 전용 홈페이지에 현주소, 연령 등의 정보를 입력하고 신용카드로 14달러를 지불하면 취득할 수 있다.

2. 요컨대 비자와 같은 것이다.

 

위 2가지를 읽어보며 적절한 '치환'이 얼마나 크게 이해하기 쉽고 어려움에 영향을 주는지 알 수 있습니다. 

 

 

 

Reference

[1] 횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법, 고구레 다이치